Σε ετήσια τακτική περιφερειακή σύνοδο των μελών του (Γενική Συνέλευση) καλεί το ΔΣ του Συνδέσμου Ποντιακών Σωματείων Ανατολικής Μακεδονίας & Θράκης της Παμποντιακής Ομοσπονδίας Ελλάδος τα σωματεία που τον απαρτίζουν. Η ημερομηνία διεξαγωγής της ορίστηκε για την Κυριακή 13 Οκτωβρίου 2019 στις 12:00, ενώ σε περίπτωση μη απαρτίας θα επαναληφθεί την Κυριακή 20 Οκτωβρίου, την ίδια ώρα και στον ίδιο χώρο.
Η Γενική Συνέλευση θα πραγματοποιηθεί στα γραφεία του Συνδέσμου στη Δράμα (Εθνικής Αμύνης), και τα θέματα που θα συζητηθούν είναι τα εξής:
- Εκλογή προέδρου και γραμματέα της Γενικής Συνέλευσης.
- Διοικητικός απολογισμός από τον πρόεδρο του ΣΠΟΣ.
- Οικονομικός απολογισμός από τον ταμία του ΣΠΟΣ.
- Διοικητικός απολογισμός από τον συντονιστή της ΠΕΝ.
- Συζήτηση και τοποθετήσεις-προτάσεις συνέδρων.
- Εκλογή εφορευτικής επιτροπής και διενέργεια εκλογών για την ανάδειξη νέου Διοικητικού Συμβουλίου του Συνδέσμου Ποντιακών Σωματείων και της Περιφερειακής Επιτροπής Νεολαίας της Ανατολικής Μακεδονίας & Θράκης.
Σε ανακοίνωση που εξέδωσε ο ΣΠΟΣ, την οποία υπογράφουν ο πρόεδρός του Γρηγόρης Κεσαπίδης και η γενική γραμματέας Αθηνά Νακούση, διευκρινίζεται ότι δικαίωμα συμμετοχής στη Γενική Συνέλευση έχει ο πρόεδρος του κάθε σωματείου ή ο νόμιμος αναπληρωτής του, και ένας εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος οριζόμενος από το σωματείο. Για τη νομιμοποίηση των αντιπροσώπων (άρθρο 31) στην Περιφερειακή Σύνοδο των Μελών, απαιτείται να προσκομίζονται σε φωτοτυπία από το πρωτότυπο:
- Πρακτικό κατάρτισης του ΔΣ του σωματείου σε σώμα, και
- Πρακτικό του ΔΣ διορισμού των αντιπροσώπων.
Σύμφωνα με τον ΣΠΟΣ, η αναγνώριση της ταυτότητας του αντιπροσώπου θα γίνεται με επίδειξη Δελτίου Αστυνομικής Ταυτότητας ή με άλλο επίσημο παραστατικό που θα φέρει τη φωτογραφία του.
