Απλούστερη γίνεται η καταχώριση γεννήσεων, γάμων, θανάτων και άλλων ληξιαρχικών γεγονότων Ελλήνων πολιτών που συνέβησαν στο εξωτερικό και υπάγονται στην αρμοδιότητα του Ειδικού Ληξιαρχείου.
Η νέα διαδικασία αρχίζει ψηφιακά, μέσω της πλατφόρμας προέγκρισης του υπουργείου Εσωτερικών, ώστε τα δικαιολογητικά να ελέγχονται πριν αποσταλούν τα πρωτότυπα ή πριν χρειαστεί επίσκεψη στην υπηρεσία.
Στην πλατφόρμα μπορούν να συνδεθούν:
• Οι πολίτες με τους προσωπικούς τους κωδικούς Taxisnet.
• Οι πληρεξούσιοι δικηγόροι μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Ολομέλειας των Δικηγορικών Συλλόγων.
• Πολίτες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίοι όμως μετά την προέγκριση πρέπει να παρουσιαστούν αυτοπροσώπως στο υπουργείο Εσωτερικών.
Τα δικαιολογητικά διαφέρουν ανάλογα με το γεγονός που δηλώνεται. Αναλυτικές πληροφορίες για γεννήσεις, γάμους, διαζύγια, θανάτους και διορθώσεις παρέχονται στην ιστοσελίδα του Ειδικού Ληξιαρχείου.
Η διαδικασία βήμα προς βήμα
1. Σύνδεση στην πλατφόρμα: Ο πολίτης ή ο πληρεξούσιος δικηγόρος εισέρχεται στην ψηφιακή υπηρεσία και επιλέγει το ληξιαρχικό γεγονός που θέλει να καταχωριστεί.
2. Ανάρτηση δικαιολογητικών: Υποβάλλονται ψηφιακά αντίγραφα όλων των απαιτούμενων εγγράφων για προέλεγχο.
3. Προέγκριση του φακέλου: Το Ειδικό Ληξιαρχείο ελέγχει τα δικαιολογητικά και ενημερώνει ηλεκτρονικά τον αιτούντα αν ο φάκελος είναι πλήρης.
4. Αποστολή ή προσκόμιση εγγράφων: Μετά τη θετική προέγκριση, τα πρωτότυπα ή τα ακριβή αντίγραφά τους, επικυρωμένα από Έλληνα δικηγόρο, αποστέλλονται συστημένα μέσω εταιρείας ταχυμεταφοράς ή κατατίθενται με φυσική παρουσία στο υπουργείο Εσωτερικών.
5. Νέος έλεγχος: Τα έγγραφα που αποστέλλονται πρέπει να ταυτίζονται πλήρως με εκείνα που εγκρίθηκαν ψηφιακά. Στον φάκελο αναγράφεται υποχρεωτικά ο αριθμός του αιτήματος και τοποθετείται κατάλογος με τα δικαιολογητικά που περιέχει.
6. Οριστική αίτηση καταχώρισης: Αφού επιβεβαιωθεί η ταύτιση, ο πολίτης ειδοποιείται ηλεκτρονικά και υποβάλλει στην πλατφόρμα την αίτηση καταχώρισης. Η αίτηση πρέπει να φέρει ψηφιακή υπογραφή ή να έχει υπογραφεί μέσω της υπηρεσίας «Ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου» του gov.gr.
Πότε δεν χρειάζονται τα πρωτότυπα
Εάν τα δικαιολογητικά που αναρτήθηκαν εξαρχής στην πλατφόρμα είναι ακριβή αντίγραφα επικυρωμένα από Έλληνα δικηγόρο, κατά κανόνα δεν χρειάζεται να αποσταλούν τα πρωτότυπα ούτε να προσκομιστούν αυτοπροσώπως.
Η υπηρεσία μπορεί, ωστόσο, να ζητήσει συγκεκριμένα πρωτότυπα έγγραφα εάν οι υπογραφές ή η αλληλουχία τους δεν προκύπτουν με σαφήνεια.
Προσοχή χρειάζεται και στην προθεσμία: εάν περάσουν τρεις μήνες από την τελευταία ειδοποίηση χωρίς να αποσταλούν τα δικαιολογητικά ή να υποβληθεί η τελική αίτηση, το αίτημα απορρίπτεται αυτόματα.
Σύμφωνα με το υπουργείο Εσωτερικών, κάθε χρόνο διεκπεραιώνονται περισσότερες από 8.000 υποθέσεις: περίπου 3.500 νέες καταχωρίσεις γεγονότων του εξωτερικού και περισσότερες από 4.500 διορθώσεις, όπως διαζύγια και αλλαγές στοιχείων.
