Αν μια δημόσια υπηρεσία σάς ζητήσει ποινικό μητρώο, αντίγραφο πτυχίου, φορολογική ενημερότητα ή κάποιο άλλο έγγραφο που υπάρχει ήδη στα αρχεία του Δημοσίου, μην βιαστείτε να το αναζητήσετε και να το προσκομίσετε.
Με το νόμο 5293/2026, η υπηρεσία οφείλει είτε να αντλήσει μόνη της το δικαιολογητικό είτε, όταν δεν μπορεί να το αναζητήσει άμεσα, να δεχθεί στη θέση του μία υπεύθυνη δήλωση. Η δυνατότητα ισχύει ήδη και αφορά τόσο τους πολίτες όσο και τις επιχειρήσεις.
Η αλλαγή καλύπτει, σύμφωνα με τα στοιχεία του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών «ΜΙΤΟΣ», 1.007 διαφορετικές διαδικασίες και 25 από τα δικαιολογητικά που ζητούνται συχνότερα στις συναλλαγές με το Δημόσιο.
Τι αλλάζει με απλά λόγια
Ο νέος κανόνας λειτουργεί ως εξής:
• Εάν το δικαιολογητικό μπορεί να αντληθεί ηλεκτρονικά ή με άλλη διαδικασία άμεσης αναζήτησης, δεν το προσκομίζει ο πολίτης. Το αναζητεί η ίδια η υπηρεσία.
• Εάν το έγγραφο υπάρχει σε αρχείο δημόσιας υπηρεσίας, δήμου ή Νομικού Προσώπου Δημοσίου Δικαίου, αλλά δεν μπορεί να αντληθεί άμεσα, μπορεί να αντικατασταθεί με υπεύθυνη δήλωση.
• Η υπηρεσία αναλαμβάνει στη συνέχεια να βρει το δικαιολογητικό και να ελέγξει εάν όσα δηλώθηκαν είναι ακριβή.
• Ο πολίτης διατηρεί το δικαίωμα, εφόσον τον εξυπηρετεί, να συγκεντρώσει και να υποβάλει ο ίδιος μέρος ή το σύνολο των δικαιολογητικών.
Με άλλα λόγια, τα πιστοποιητικά δεν καταργούνται ως αποδεικτικά στοιχεία. Αυτό που καταργείται σε περισσότερες από 1.000 διαδικασίες είναι η υποχρέωση του πολίτη να λειτουργεί ως… ταχυδρόμος ανάμεσα σε δύο δημόσιες υπηρεσίες.
Τι πρέπει να κάνει ο πολίτης
Πριν ξεκινήσετε να αναζητάτε κάποιο από τα 25 δικαιολογητικά, μπορείτε να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:
• Ρωτήστε την αρμόδια υπηρεσία εάν το έγγραφο θα αναζητηθεί αυτεπάγγελτα.
• Εάν δεν μπορεί να αντληθεί άμεσα, ζητήστε το πρότυπο της υπεύθυνης δήλωσης που προβλέπεται για τη συγκεκριμένη διαδικασία.
• Η δήλωση μπορεί να δοθεί σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Μπορεί επίσης να εκδοθεί μέσω της υπηρεσίας Υπεύθυνη Δήλωση του gov.gr.
• Εάν η υπηρεσία δεν έχει ακόμη ετοιμάσει ειδικό πρότυπο, εξακολουθεί να υποχρεούται να δεχθεί υπεύθυνη δήλωση που θα συντάξει ο ενδιαφερόμενος.
Στη δήλωση πρέπει υποχρεωτικά να αναφέρονται:
• ότι ο αιτών πληροί τις νόμιμες προϋποθέσεις για τη διεκπεραίωση του αιτήματός του και
• ποια ακριβώς δικαιολογητικά αντικαθίστανται με την υπεύθυνη δήλωση.
Εφόσον γνωρίζει πού τηρούνται τα έγγραφα, ο πολίτης μπορεί να αναφέρει και τη συγκεκριμένη υπηρεσία, ώστε να διευκολυνθεί η αναζήτησή τους.
Ένα ενδεικτικό κείμενο θα μπορούσε να είναι:
«Δηλώνω ότι πληρώ τις προβλεπόμενες από τη νομοθεσία προϋποθέσεις για τη διεκπεραίωση του αιτήματός μου σχετικά με [ονομασία διαδικασίας]. Με την παρούσα αντικαθιστώ τα ακόλουθα δικαιολογητικά, τα οποία τηρούνται σε αρχεία δημόσιων φορέων: [αναλυτική απαρίθμηση δικαιολογητικών]».
Η ακριβής διατύπωση μπορεί να διαφοροποιείται ανάλογα με τη διαδικασία, γι’ αυτό είναι προτιμότερο να ζητείται πρώτα το σχετικό υπόδειγμα από την αρμόδια υπηρεσία.
Ισχύει ήδη ή χρειάζεται να περιμένουμε;
Η δυνατότητα αντικατάστασης των δικαιολογητικών ισχύει από τη δημοσίευση του νόμου, στις 7 Απριλίου 2026.
Οι δημόσιες υπηρεσίες έχουν υποχρέωση να δέχονται τις σχετικές υπεύθυνες δηλώσεις ακόμη και εάν δεν έχουν προλάβει να αναρτήσουν τα ειδικά πρότυπα στις ιστοσελίδες τους.
Η εφαρμογή της ρύθμισης δεν εξαρτάται από την ολοκλήρωση κάποιας νέας ηλεκτρονικής πλατφόρμας ή από τη λειτουργία του κεντρικού μητρώου ελέγχου των δηλώσεων.
Εάν μια υπηρεσία εξακολουθεί να ζητά από τον πολίτη να αναζητήσει ο ίδιος δικαιολογητικό που βρίσκεται ήδη σε δημόσιο αρχείο, μπορεί να της ζητηθεί να διευκρινίσει εάν:
• έχει δυνατότητα να το αντλήσει αυτεπάγγελτα ή
• πρέπει να δεχθεί υπεύθυνη δήλωση βάσει του άρθρου 3 του νόμου 5293/2026.
Για διαδικασίες που διεκπεραιώνονται μέσω ΚΕΠ, η σχετική πληροφορία και το κατάλληλο έντυπο μπορούν να ζητηθούν από το αρμόδιο ΚΕΠ.
Τα 25 δικαιολογητικά που καλύπτει η αλλαγή
Ληξιαρχικές πράξεις και προσωπικά στοιχεία
• Αντίγραφο ή απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης γέννησης
• Αντίγραφο ή απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης γάμου
• Αντίγραφο ή απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης συμφώνου συμβίωσης
• Αντίγραφο ή απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης θανάτου
• Πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών
• Πιστοποιητικό εντοπιότητας
• Πιστοποιητικό ιθαγένειας
• Πιστοποιητικό εγγραφής στα μητρώα αρρένων
• Βεβαίωση μόνιμης κατοικίας.
Σπουδές, εργασία, ασφάλιση και φορολογικά στοιχεία
• Πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης
• Αντίγραφο ποινικού μητρώου
• Αντίγραφο τίτλου σπουδών
• Πράξη ακαδημαϊκής αναγνώρισης τίτλου σπουδών αλλοδαπής από τον ΔΟΑΤΑΠ
• Βεβαίωση φοίτησης σε σχολείο ή βεβαίωση σπουδών
• Αποδεικτικό φορολογικής ενημερότητας
• Βεβαίωση φορολογικού μητρώου
• Αποδεικτικό ασφαλιστικής ενημερότητας
• Βεβαίωση προϋπηρεσίας από τον e-ΕΦΚΑ
• Βεβαίωση χρόνου ανεργίας
• Αποδεικτικό έκδοσης ΑΜΚΑ.
Δικαστικά, κληρονομικά και δημοτικά έγγραφα
• Ενιαίο πιστοποιητικό δικαστικής φερεγγυότητας
• Πιστοποιητικό περί δημοσίευσης ή μη διαθήκης
• Πιστοποιητικό περί αποποίησης ή μη κληρονομιάς
• Πιστοποιητικό περί αμφισβήτησης ή προσβολής κληρονομικού δικαιώματος
• Βεβαίωση περί μη οφειλής ΤΑΠ.
Η λίστα δεν σημαίνει ότι καθένα από τα παραπάνω έγγραφα αντικαθίσταται αυτομάτως σε κάθε πιθανή χρήση του. Πρέπει να συντρέχουν οι προϋποθέσεις του νόμου και το στοιχείο να τηρείται ήδη σε αρχείο δημόσιου φορέα.
Τα δικαιολογητικά που ζητούνται συχνότερα
Από τα στοιχεία του «ΜΙΤΟΣ» προκύπτει ότι:
• Το αντίγραφο ποινικού μητρώου εμφανίζεται σε 293 διαφορετικές διαδικασίες.
• Το αντίγραφο τίτλου σπουδών απαιτείται σε 275 διαδικασίες.
• Η φορολογική ενημερότητα ζητείται σε 158 διαδικασίες.
• Η ασφαλιστική ενημερότητα περιλαμβάνεται σε 113 διαδικασίες.
• Η βεβαίωση φορολογικού μητρώου χρησιμοποιείται σε 100 διαδικασίες.
Συνολικά απλοποιούνται 622 διαδικασίες που αφορούν πολίτες και 385 που αφορούν επιχειρήσεις. Η εκτιμώμενη εξοικονόμηση φτάνει τα 42,5 εκατ. δικαιολογητικά τον χρόνο.
Πέντε παραδείγματα από την καθημερινότητα
1. Σύνταξη λόγω θανάτου ασφαλισμένου του Δημοσίου
Μέχρι σήμερα, ο ενδιαφερόμενος έπρεπε να προσκομίσει, μεταξύ άλλων:
• ληξιαρχική πράξη γάμου ή συμφώνου συμβίωσης
• ληξιαρχική πράξη θανάτου
• πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών
Πλέον, τα τρία αυτά έγγραφα, από τα 13 συνολικά δικαιολογητικά της διαδικασίας, μπορούν να καλυφθούν με μία υπεύθυνη δήλωση. Η μείωση των απαιτούμενων εγγράφων είναι 23%.
2. Διόρθωση στοιχείων στο μητρώο της ΔΥΠΑ
Για τη διόρθωση στοιχείων ζητούνταν:
• αποδεικτικό έκδοσης ΑΜΚΑ
• βεβαίωση μόνιμης κατοικίας
• βεβαίωση φορολογικού μητρώου
• πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης
Τα τέσσερα δικαιολογητικά, από τα 10 συνολικά, μπορούν πλέον να αντικατασταθούν από μία υπεύθυνη δήλωση. Η διαδικασία απαλλάσσεται έτσι από το 40% των απαιτούμενων εγγράφων.
3. Οριστική τοποθέτηση μόνιμου εκπαιδευτικού
Εκπαιδευτικός που τοποθετείται οριστικά μετά από μετάθεση ή μετάταξη δεν θα χρειάζεται να αναζητεί ο ίδιος:
• ληξιαρχική πράξη συμφώνου συμβίωσης
• βεβαίωση φοίτησης σε σχολείο ή βεβαίωση σπουδών
• βεβαίωση χρόνου ανεργίας
• πιστοποιητικό εντοπιότητας
Τα τέσσερα έγγραφα, από τα 15 συνολικά, αντικαθίστανται με υπεύθυνη δήλωση, περιορίζοντας τα απαιτούμενα δικαιολογητικά κατά 27%.
4. Άδεια λειτουργίας Μονάδας Παιδικής Προστασίας
Για την ίδρυση και λειτουργία Μονάδας Παιδικής Προστασίας και Φροντίδας ζητούνταν, μεταξύ άλλων:
• αντίγραφο ποινικού μητρώου
• ασφαλιστική ενημερότητα
• φορολογική ενημερότητα
Τα τρία έγγραφα, από τα 16 συνολικά, μπορούν να καλυφθούν με μία δήλωση. Η μείωση των απαιτούμενων δικαιολογητικών φτάνει το 19%.
5. Ίδρυση γυμναστηρίου ή αθλητικής σχολής
Στη διαδικασία γνωστοποίησης ίδρυσης και λειτουργίας γυμναστηρίου ή αθλητικής σχολής ζητούνταν:
• αντίγραφο τίτλου σπουδών
• αναγνώριση τίτλου σπουδών από τον ΔΟΑΤΑΠ, όταν είχε αποκτηθεί στο εξωτερικό
• αντίγραφο ποινικού μητρώου
• ασφαλιστική ενημερότητα
• φορολογική ενημερότητα
Τα πέντε αυτά έγγραφα, από τα 24 συνολικά δικαιολογητικά, μπορούν να αντικατασταθούν από μία υπεύθυνη δήλωση. Η μείωση φτάνει το 21%.
Σε ποιους τομείς θα φανεί περισσότερο η αλλαγή
Η ρύθμιση αφορά συνολικά 32 δημόσιους φορείς. Οι περισσότερες περιπτώσεις εντοπίζονται σε υπηρεσίες που σχετίζονται με:
• την εργασία, την ασφάλιση και τις συντάξεις, με 230 περιπτώσεις δικαιολογητικών
• την εκπαίδευση και τους τίτλους σπουδών, με 226 περιπτώσεις
• τις στρατολογικές και άλλες διαδικασίες αρμοδιότητας του υπουργείου Εθνικής Άμυνας, με 135 περιπτώσεις
• την κοινωνική προστασία και την οικογένεια, με 61 περιπτώσεις
• τις οικονομικές και φορολογικές διαδικασίες, με 59 περιπτώσεις
Πότε εκδίδεται η απόφαση της υπηρεσίας
Ο χρόνος διεκπεραίωσης εξαρτάται από το εάν η διοικητική πράξη προκαλεί δαπάνη για το Δημόσιο.
• Εάν δεν προκαλείται δημόσια δαπάνη, η υπηρεσία εκδίδει την πράξη αμέσως μετά την αίτηση και την υπεύθυνη δήλωση. Στη συνέχεια αναζητεί τα δικαιολογητικά και ελέγχει τη δήλωση μέσα σε τρεις μήνες.
• Εάν προκαλείται δημόσια δαπάνη, όπως σε ορισμένες συνταξιοδοτικές ή επιδοματικές διαδικασίες, η υπηρεσία αναζητεί πρώτα τα στοιχεία και πρέπει να εκδώσει την πράξη εντός τριών μηνών, ακόμη και αν δεν έχει παραλάβει στο μεταξύ όλα τα δικαιολογητικά.
Η δημόσια υπηρεσία στην οποία τηρείται το έγγραφο οφείλει να το αποστείλει στην υπηρεσία που το αναζητεί μέσα σε έναν μήνα ή να εξηγήσει αιτιολογημένα γιατί δεν μπορεί να τηρήσει την προθεσμία.
Προσοχή στην ακρίβεια της δήλωσης
Η υπεύθυνη δήλωση δεν σημαίνει ότι τα στοιχεία δεν θα ελεγχθούν. Η υπηρεσία θα τα διασταυρώσει εκ των υστέρων με τα δημόσια αρχεία.
Εάν διαπιστωθεί ανακριβής δήλωση:
• η διοικητική πράξη ανακαλείται
• μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο από 2.000 έως 50.000 ευρώ
• καταλογίζεται τυχόν ποσό που καταβλήθηκε χωρίς να το δικαιούται ο αιτών και μπορεί να επιβληθεί επιπλέον ισόποσο πρόστιμο
• η υπόθεση γνωστοποιείται στην Εισαγγελία για το αδίκημα της ψευδούς υπεύθυνης δήλωσης
Η νέα διαδικασία, επομένως, μειώνει το κυνήγι των πιστοποιητικών, όχι όμως και την υποχρέωση του πολίτη να δηλώνει με ακρίβεια τα στοιχεία του.
